Spacent team · Sep 17th 2025
Vähemmän neliöitä, enemmän arvoa – miten mitoitat toimiston oikein vuonna 2025
Toimisto on monelle asiantuntijaorganisaatiolle yhä suurimpia kulueriä, vaikka viikkokohtainen käyttö vaihtelee paljon. Vuonna 2025 kysymys ei ole enää siitä, onko hybridityö tullut jäädäkseen – vaan tukeeko tilastrategia hybridiä: oikea suhde kiinteitä neliöitä ja kapasiteettia (HQ) ja joustavaa kapasiteettia (verkosto). Yritykset, jotka mitoittavat HQ:n tarkoituksenmukaiseksi ja lisäävät rinnalle räätälöidyn verkoston joustavia tiloja, vähentävät vajaakäyttöisiä neliötä ja tekevät yhteistyötä.
Miksi juuri nyt?
Kiinteä toimisto maksaa vuokran lisäksi sähkön, ylläpidon ja siivouksen – myös hiljaisina päivinä. Samaan aikaan työntekijät odottavat etä- ja lähityömahdollisuuksia, jotka lyhentävät työmatkoja ilman, että keskittynyt työ kärsii. Joustava työtilaverkosto vastaa näihin odotuksiin ja mahdollistaa kiinteän pinta-alan pienentämisen ilman, että työympäristön laatu heikkenee.
Huiput vs. keskiarvo – miten arki oikeasti toimii?
Tyypillinen “kolme toimistopäivää viikossa” -käytäntö aiheuttaa usein käyttöhuippuja keskelle viikkoa ja hiljaisia päiviä.
- Mitoitus huippuun → maksat tyhjästä suurimman osan viikosta.
- Mitoitus keskiarvoon → syntyy pullonkauloja yhteistyölle, kun toimistolla on paljon porukkaa
Käytännöllinen ratkaisu on pienemmät, laadukkaammat omat toimistotilat (tukevat kulttuurai ja tiimityötä), ja piikkipäivinä puskuria antaa on-demand-verkosto: tiimihuoneita, hiljaisia vyöhykkeitä ja neukkareita oman toimiston lähiympäristöstä tai siellä missä ihmiset asuvat.
Miltä toimiva malli näyttää?
Aidosti toimiva hybridi rakentuu kolmesta palikasta: Tarkoituksenmukainen HQ – vähemmän työpisteitä, enemmän tiimihuoneita ja tiloja yhteiselle tekemiselle ja tapahtumille, akustiikka ja AV kunnossa. Fokustyö kotona silloin kun se on tehokkainta. Räätälöity joustoverkosto – puskuri täydentämään oman toimiston tiloja ruuhkahuippuina, ammattimaiset tilat lähellä kotia, lähellä asiakasta.
Yhdistelmä lisää joustavuutta, nostaa jäljelle jäävän toimiston käyttöastetta ja siirtää budjettia tyhjistä neliöistä työtä tukeviin työkaluihin ja ympäristöihin.
Vaikutus kustannuksiin ja päästöihin
Spacentin Cost-efficient office spaces 2025 -raportin skenaarioissa pienempi HQ yhdistettynä etätyöhön ja räätälöityyn verkostoon tuottaa noin 40 % alemmat kiinteät toimistokustannukset ja noin 45 % pienemmät CO₂-päästöt verrattuna perinteiseen, pelkkään kiinteään malliin (oletuksina keskimääräiset vuokrat ja ~12,5 m²/hlö). Sama logiikka skaalautuu 50–500 hengen organisaatioihin: karsit vajaakäyttöistä pinta-alaa ja ostat joustokapasiteettia vain silloin ja siellä, kun sitä tarvitaan.
Entä jos vuokrasopimus on pitkä?
Siirtymä voidaan aloittaa ennen sopimuksen päättymistä. Hybridityön johtaminen on jatkuva iteratiivinen prosessi, jossa paikallisten tiimien tarpeet sovitetaan yhteen portfolion pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa.
Käytännössä se tarkoittaa:
- portfolion alkukartoitusta (yksi tai useampi toimisto),
- analyysiä joustavan tilaverkoston käyttöönoton vaikutuksista,
- pilotointia yhdellä tiimillä, jotta saadaan kokemusta ja dataa henkilöstön tarpeista.
Viisi steppiä alkuun (toimintamalleiksi, ei checklistiksi):
1) Mallinna kysyntä, älä vain henkilöstömäärää.
Seuraa käyttöasteita, tiimien työrytmejä ja ruuhkapiikkejä – näet todellisen kapasiteettitarpeen ja pääset selvittämään, missä ja milloin joustavien tilojen puskuri tasoittaa arkea.
2) Ymmärrä työntekijöiden tarpeet.
Missä he asuvat, mikä on etätyön rooli, millainen ympäristö tukee tehtäväkohtaista työtä.
3) Suunnittele oma toimisto tarkoituksenmukaisesti.
Vähemmän työhuoneita ja deskejä, enemmän tiimihuoneita – sujuva yhteistyö, luottamus ja kulttuurin vahvistaminen on tärkeämpää kuin nimettyjen pöytien määrä.
4) Rakenna paikallisverkosto.
Tarjoa lähihubit ja tilapuskuri tiloista, joissa ergonomia ja laatukriteerit täyttyvät; shortlistaa suositellut hubit ja ohjaa kysyntää niihin, erityisesti piikkipäivinä.
5) Tee työyhteisö näkyväksi ja tue kohtaamisia.
Näytä varauskäyttöliittymässä, missä kollegat ovat, kuinka moni on toimistolla, mahdollista tiimivaraukset, ja seuraa kuukausittain käyttöä.
Yhteenveto
Kun mitoitat toimitilat oikein, vaihdat ylikapasiteetin ketteryyteen. Pienempi, parempi HQ + yrityksen tavoitteita tukemaan luotu verkosto = alhaisemmat kustannukset, parempi työntekijäkokemus ja pienempi hiilijalanjälki.
Laske oman organisaatiosi tiedoilla oikea toimiston mitoitus ja verkoston kustannusvaikutus→ Hybridityön toimistolaskuri
Kiinnostaako hinnoittelu? → Hinnoittelu
Lisää ratkaisuistamme → Tuotteet
Haluatko kuulla lisää?
Spacentin avulla saat pääsyn 360 toimistokohteeseen 24 maassa – yhdellä sovelluksella. Tiimimme kertoo mielellään lisää työtilaratkaisuistamme, saatavilla olevista tuotteista ja tilaverkostostamme.