Hybriditoimintojen pyörittämisen kymmenessä kaupungissa ei pitäisi tuntua usean eri yrityksen pyörittämiseltä

Jos vastaat kasvavan, hajautuneen yrityksen operatiivisesta toiminnasta, tunnistat varmaankin jo ongelman, joka ei näy yhdessäkään koontinäkymässä: jokainen uusi kaupunki, johon yritys laajenee, tuo mukanaan oman vuokrasopimuksensa, oman toimittajansa, oman laskutussyklinsä ja joukon paikallisia erityispiirteitä, joista kukaan ei osannut varoittaa. Yksi toimisto on vielä hallittavissa, mutta viisi toimistoa yhdistettynä hybridityöntekijöihin, jotka haluavat joustavia työtiloja, kodin läheltä, on jo kokopäiväinen koordinointityö. Tämä työ päätyy tyypillisesti operatiivisen tiimin vastuulle, koska se koskettaa samaan aikaan niin toimitiloja, IT:tä, HR-käytäntöjä kuin taloustiimiä.

Pirstaloituminen ei ole sattumaa, vaan ennakoitavissa oleva seuraus siitä, kun samaa toimintamallia sovelletaan sellaisenaan joka toimipisteessä, sen sijaan että suunniteltaisiin kokonaisuus, joka oikeasti skaalautuu. Monipaikkaisen toimiston hallinta -blogi esittelee neljä merkittävää tekijää, joiden on toimittava hyvin yhteen, jotta useassa kaupungissa sijaitsevan toimitilakokonaisuuden hallinnointi onnistuu. Näitä tekijöitä ovat tilat, käytännöt, saatavuus ja kustannukset – ja kaava pätee yrityksen koosta riippumatta. Heti kun koordinoit useampaa kuin yhtä toimipistettä, näillä neljällä pilarilla pitää olla yksi omistaja ja yksi järjestelmä, ei neljää erillistä seurantataulukkoa ja toiveajattelua.

Mitä pirstaloituminen todella maksaa?

Tämä on osa, joka on helppo huomata vasta, kun kustannukset tuodaan yhteen näkymään: hajautunut, useaan toimipisteeseen jakautunut toimintamalli tulee kalliiksi tavoilla, jotka eivät näy yksittäisenä kulueränä. Toimistojen käyttöaste on korkeimmillaan tiistaisin, noin 58,6 %:ssa, ja laskee perjantaihin mennessä noin 34,5 %:iin (Workplace Insight), mikä tarkoittaa, että useimmat yritykset mitoittavat, ja maksavat, tilansa tiistain huipputason mukaan, vaikka loppuviikon käyttöaste pysyy matalana. Kun tämä kerrotaan viidellä tai kuudella kaupungilla, joista jokaisella on oma vuokrasopimuksensa ja oma sopimuskautensa päättymispäivä, riski kasvaa huomaamatta. Se on juuri sellainen riski, joka pysyy näkymättömänä siihen asti, kunnes sopimuksen uusiminen tai budjettikatsaus pakottaa sen uudelleen tarkasteluun.

Yksi sopimus ja yksi verkosto, jokaiseen kaupunkiin

Rakenteellinen ratkaisu ei tässä liity niinkään uusiin ominaisuuksiin vaan siihen, että vastuullasi olevien sopimusten määrä vähenee ja että pohditaan uudelleen, mitä “toimisto” oikeastaan tarkoittaa, kun henkilöstö on hajautunut usealle paikkakunnalle. Sen sijaan, että neuvottelisit kapasiteettimuutoksista kaupungeittain, keskitetty ratkaisu yhdistää kiinteät ja joustavat tilasopimukset kaikilla toiminta-alueillasi: samasta paikasta voit lisätä työtilat kasvavalle henkilöstölle Berliinissä, pienentää tilaa Amsterdamissa ja nähdä kustannusvaikutukset välittömästi, ilman uutta paikallisten neuvottelujen kierrosta jokaisen muutoksen yhteydessä.

Yhä useammin tämän joustavan osan ei tarvitse olla lainkaan yrityksen omistamaa toimistotilaa. Hybridityön “kolmas paikka” – coworking-tilat, yhteistyötilat ja tarpeen mukaan varattavat kokoustilat – kuvaa keskus- ja satelliittimallia, jossa pienempi ydin yrityksen omia toimistoja täydentyy valikoidulla joustavalla verkostolla. Operatiiviselle tiimille tämä tarkoittaa mahdollisuuden valita, avaako yritys kokonaan uuden toimiston aina, kun se palkkaa väkeä uuteen kaupunkiin, vai ottaako se sen sijaan käyttöön pääsyn olemassa olevaan verkostoon – kuten Spacentin verkostoon, joka kattaa 26 maata ja yli 110 kaupunkia tuhansine työtiloineen yhdellä sopimuksella.

Kaksi esimerkkiä siitä, miltä tämä näyttää käytännössä: Swappie, nopeasti kasvava kunnostettujen puhelimien jälleenmyyjä, jonka tiimit ovat hajautuneet useille markkinoille, on käyttänyt tätä mallia skaalatakseen yksittäistä toimipistettä ylös- tai alaspäin ilman, että kenenkään on tarvinnut olla fyysisesti paikalla tai käydä aina läpi pitkää hallinnollista prosessia. Gofore, digitaalisen konsultoinnin yritys, jonka projektitiimit työskentelevät useasta toimistosta käsin, on puolestaan käyttänyt samaa yhdistettyä toimintamallia tehostaakseen tilankäyttöä ja tuottaakseen todellisia, raportoitavissa olevia kustannussäästöjä – lukuja, joita on vaikea tuottaa, jos jokaista toimistoa seurataan erikseen.

Tunne lukusi ennen kuin päätät mitään

Kyse ei lopulta ole ominaisuuksista vaan näkyvyydestä. Yritykset, jotka ovat saaneet aidosti hyötyä keskitetystä toimintamallista, aloittivat tarkastelemalla, mitä hajautunut toiminta todella maksoi kaupunki kaupungilta, ennen kuin ne muuttivat mitään.

Jos et ole varma, millaiset oman organisaatiosi toimitilamenot eri paikkakunnilla tällä hetkellä ovat, se kannattaa selvittää ensimmäisenä. Laske luvut Spacentin hybridityön toimistokustannuslaskurilla ja katso, millaisia säästöjä toimitilojesi oikea mitoittaminen voisi todella tuoda.