Yrityksen tavoitteet, paikalliset tarpeet – räätälöidyn työtilaverkoston luominen

Maanantai, klo 9.10.

Hollannissa tiimi aloittaa asiakkaan tiloissa, Lontoossa suunnittelijat kokoontuvat lähihubiin, Helsingissä osa on HQ:lla ja osa tekee keskittynyttä työtä kotona. Organisaation ohjeistus sanoo “hybridi”. Jotta se toimisi arjessa, työnantajan vastuulla on varmistaa, että paikallisilla tiimeillä on oikeat tilat oikeaan työhön – johdonmukaisesti. Vasta silloin syntyy toimiva, luottamukseen perustuva kulttuuri. Ja varoituksen sana: paikallisen tarpeen täyttäminen on harvoin sama asia, kuin yksi osoite. Paikallisen toimiston sijainti harvoin palvelee kaikkia; paikallisuus tarkoittaa myös oman naapuruston hubeja, korttelitoimistoja, keskustasijainteja, tiloja asiakkaiden lähellä ja oman toimiston vyöhykkeitä ja tiloja.

Työtä tehdään hybridisti, toimistokäytännöt ovat jääneet jälkeen

• Työ on siirtynyt nimetyistä paikoista tehtäväperusteiseen tilavalintaan: yhteiskehittämistä, keskittymistä ja asiakastyötä varten valitaan eri tilatyypit.
• Hot-desking ja yhteiskäyttötilat ovat yleistyneet, mutta monen portfolion logiikka olettaa yhä työpisteitä, mikä kaventaa tiimihuoneiden, yhden hengen etäpalaveritilojen ja projektitilojen osuutta.
• Tyytyväisyys rakentuu muustakin kuin pöydistä: sijainti, pääsy ulkotiloihin/vehreyteen, akustiikka ja palvelut. Hyvinvointi ja hyvä fiilis eivät synny itsestään.
• Työpaikka on adaptiivinen ekosysteemi, jota pitää arvioida jatkuvasti, jotta se pysyy houkuttelevana ja synkassa tiimien rytmien kanssa.

Tuore JLL:n työpäiväkokemuksen mieltymykset barometri (2025) vahvistaa edellämainitusti kehityssuunnan: käytännöt laahaavat, odotukset joustavuudesta kasvavat.

Selkeät pelisäännöt + sopivat tilat. Ilman molempia epäselvyys näkyy ja tuntuu nopeasti.

Missä organisaation ohjeistus usein tökkii

Yksi, koko yrityksen kattava ohjeistus harvoin tavoittaa paikallisen arjen: kulkumatkat, asiakkaalla työskentely, tiimikulttuuri ja ennen kaikkea tiimien todellinen työ (kehitys, innovointi, tuotekehitys, kokonaisuuksien edistäminen ja synkkaus). Oireet:

• Tiimit eivät pääse samaan paikkaan silloin kun sillä on merkitystä.
• Yhteistyötilat ruuhkautuvat viikon keskellä, muu kapasiteetti jää käyttämättä.
• Kiinnitetyt toimistopäivät johtavat yhteistilojen ruuhkaan ja epävarmuuteen omasta paikasta.
• Työpistekapasiteetin kasvattaminen syö neliöitä korkeamman arvon tiloilta ja heikentää tilankäytön tehokkuutta.

Joustavuus pitää nostaa päätösten ytimeen – mutta ohjatusti, ei sattumanvaraisesti: yhteiset periaatteet, paikallinen kuratointi ja selkeät säännöt, joita tiimit oikeasti noudattavat.

Paikallinen ei ole vain yksi osoite: täydennä toimistoa tiloilla, joille on enemmän kysyntää, ja jotka tukevat työntekijöiden arkea

Mitä jos tarjoaisit oman paikallisverkosto työtiloja. Ja vielä sellaisen, joka muuttuu joustavasti tarpeiden mukaan? Kesällä joku työskentelee mieluummin mökkikunnassa, ja keväällä tilapuskuria voidaan ottaa mm. tilintarkastajien ja kirjanpitäjien keskittyneen työn mahdollistamiseksi. Voit luoda oman työtilaverkoston tukemaan yrityksen vuosikellon tarpeita ja tavoitteita. Mahdollista lähityö työskentely kohteissa, jotka täyttävät valitsemanne ergonomia- ja laatukriteerit – ja ohjaa käyttöä pieneen, suositeltujen hubien joukkoon.

Miksi tämä on tärkeää: Tämä ulottuvuus kuroo umpeen kuilun ohjeen ja arjen välillä. Ilman kuratoituja hubeja ihmiset joutuvat valitsemaan vain HQ:n ja kodin välillä – seurauksena hajanaisuus, pitkät työmatkat ja sattumanvarainen kohtaaminen. Ohjattu paikallisverkosto luo ennustettavaa yhteistyötä, parantaa tasapuolista pääsyä tiloihin ja tehostaa kustannuksia. Monessa organisaatiossa tämä ulottuvuus puuttuu edelleen, vaikka työkalut (varaus/ analytiikka) ovat jo valmiimpia kuin käytännöt.

Ajattele koko portfoliota.

Yhdistä tarkoituksenmukaisesti mitoitettu HQ ja kuratoitu paikallisverkosto, jotta ihmiset voivat työskennellä lähellä kotia, lähellä asiakasta tai yhdessä oikeassa hubissa.
Miten tämä toimii käytännössä:

• Valitse kohteet työn mukaan: Tiimihuoneet yhteistyöhön, hiljaiset vyöhykkeet/puhelinkopit fokukseen, luotettava Wi-Fi ja ergonomiastandardit.
• Pidä listaa kehityskohteista datan ja palautteen pohjalta – toimintatapaa viritetään kuukausittain tai kavrtaaleittain, ei vain kerran vuodessa.
• Ohjaa tilojenkäyttöä: nosta suositellut hubit esiin ja rajaa valikoimaa, jotta kollegat kohtaavat luonnostaan (eivät hajaannu kymmeniin kohteisiin).
• Huomioi paikalliset tasot: naapurusto- ja kaupunkihubit, asiakkaiden läheisyyds sekä HQ:n/satellittitoimiston omat tilat ja vyöhykkeet

 

Tee yhteistyö näkyväksi ja helpoksi

Hybridi ja kulttuuri sakkaa, jos ihmiset eivät näe, missä on mahdollisuus kohtaamisiin.

• Näytä varausten kautta, missä kollegat aikovat olla (Toimiston tila/vyöhyke/kerros, valittu hub).
• Tee tiimivarauksista oletus yhteistyöhön: varaa tiimihuone tai koko tiimille työpisteet lähihubista – älä toivo, että yksittäiset varaukset sattumalta osuvat kohdalleen.
• Pidä säännöt selkeinä: varausajat, tilojen käyttötarkoitus, reilun käytön etiketti ja selkeä no-show-ohjeistus.

 

Yleinen ohjeistus, paikalliset valinnat

Toimiva malli on yritystason raamit + paikalliset valinnat.

Yritystaso

• Periaatteet ja ohjeistus (joustavuus selkeydellä; tulokset ennen toimiston paikkakiintiöitä tai toimistopäiviä)
• Yhteinen termistö ja yleiset pelisäännöt, tiimien johtaminen (yhteistyöajat, fokuspäivät)
• Tietosuoja- ja turvallisuuslinjaukset
• KPI-kokonaisuus ja katselmointirytmi

Paikallinen (maa/kaupunki/tiimi)

• Kuratoitu hubilista + “suositellut” kohteet
  Tiimitason sopimukset (milloin ja missä kohdataan)
• Tilakokonaisuus kysynnän ja tiimin hajaantuneisuuden mukaan (tiimihuoneet, hiljaiset alueet, projektitilat, hubut)

 

Inhimillistä pääomaa

Kun siirrät kapasiteettia vajaakäyttöisistä tilaresursseista työtä oikeasti tukeviksi ympäristöiksi ja työkaluiksi, työntekijöiden sitoutuminen työnantajaan ja kulttuuriin kasvaa. Ihmiset saavat vapauden valita ilman kaaosta, esihenkilöt ennustettavan yhteistyörytmin ja seurattavan toimintatavan, ja organisaatio paremman käyttöasteen ja kustannuskurin, ja työkalut kommunkointiin ja seurantaan. Ennen kaikkea syntyy tunne, että tilat – ja ohjeistus – sopivat siihen, miten tiimit oikeasti työskentelevät, sijainnista riippumatta.

 

Lisämateriaalia aiheesta:

Lataa: Hybridityön pelisäännöt – mallit ja viestintäpohjat – organisaation ohjeistus, tiimisopimus, varaus- ja tilasäännöt sekä viestintämateriaalit.
Lataa: Spacent-käyttäjäkyselyn 2024 tulokset – Mitä etätyöntekijät todella haluavat

Katso käytännössä: varaa 30 min esittely.

Selkeät ohjeistukset. Paikalliset, ihmislähtöiset valinnat. Siitä syntyy hybridi, joka toimii.