Hybridityön pelisäännöt – ohjeistukset ja mallipohjat

Maanantaiaamu. Kalenteri täynnä kokouksia, tiimin puolikas toimistolla, osa kotona, yksi asiakkaalla. Missä sinun pitäisi olla, jotta työ oikeasti etenee – ja missä muun tiimin pitäisi olla? Kun pelisäännöt ovat epäselvät, arki tuntuu sirpaleiselta. Hybridityö on yritykselle valtava voimavara, kun sitä johdetaan selkeillä pelisäännöillä. Kun yhteistyön rytmi, tilojen käyttö ja päätöksenteko on kuvattu lyhyesti ja ymmärrettävästi, arki sujuu: ihmiset tietävät milloin kohdata, mistä tilat löytyvät ja mitä heiltä odotetaan. Tavoite ei ole rakentaa ohjekirjaa, vaan riittävän selkeä toimintamalli, joka skaalautuu ja kehittyy.

Miksi tämä on tärkeää juuri nyt?

Suunta on selkeä: hybridityö on strateginen johtamiskysymys, ei vain toimistopäivien laskemista

• 44 % yrityspäättäjistä pitää hybridityön johtamista ja tukemista erittäin tärkeänä seuraavan 5 vuoden strategiassa.
  
• 67 % aikoo lisätä investointeja työympäristöä ja toimitilajohtamista tukevaan teknologiaan.
  
• 72 % odottaa työnantajan tukevan yhteisöllisyyttä, ja samalla  54 % työntekijöistä pitää todennäköisenä lisätyötilojen tarjoamista läheltä työntekijöiden koteja

(Luvut: JLL Kansainvälinen kyselytutkimus 2024)

 

Selkeys hybridityön toimintamalleissa ja ohjeistuksissa on henkilöstölle tasapuolista reilua: se vähentää kitkaa, nopeuttaa päätöksiä ja tukee sekä työntekijäkokemusta että yrityksen tehokasta kustannusrakennetta.

Kokeile, mittaa, säädä

Hybridityöstä tuli nopeasti arkipäivää, mutta se on silti monelle organisaatiolle verrattain uutta. Siksi kannattaa kokeilla, kuunnella ja iteroida. Valitkaa tiimien kanssa yhteistyöajat ja tavat, sopikaa fokuspäivä, määritelkää tilankäytön peruslogiikka – ja seuratkaa dataa kuukausittain. Aiempiin päätöksiin ei kannata jäädä jumiin: mm. kvartaaleittain tai puolivuosittain tehtävä iterointi pitää mallin elävänä ja reiluna.

Mitä paketti sisältää?

Ohjeistukset ja mallipohjat, joiden avulla voi työstää omaa oman yrityksen linjaa:

• Yritystason hybridityöohjeistus ja tiimisopimus (kopioi/muokkaa)
  
• Tilojen käytön säännöt ja periaatteet HQ:lle sekä kuratoidulle lähityö-/kolmansien tilojen verkostolle (ergonomia, hiljaiset vyöhykkeet, tiimitilat)
  
• Käyttöönoton viestintäpaketti: intranet-teksti, koko henkilöstön sähköposti, UKK 

Mallit on tarkoitettu esimerkeiksi ja inspiraatioksi – ja niiden avulla voi luoda oman organisaation tarpeisiin sopivan version.

Näin käytät:

1. Aloita yritystason ohjeistuksesta – niin lyhyt, että sen muistaa.
   
2. Vedä esihenkilötyöpajat – sovitaan yhteistyöajat ja paikat, fokuspäivät ja saavutettavuus (core-ajat jolloin tiimi on tavoitettavissa), allekirjoitetaan tiimisopimukset.
   
3. Viestintä – intranet-yhteenveto ja UKK julkaisuun, koko henkilöstön sähköposti ulos.
   
4. Käyttöönotto – varaus- ja tilasäännöt voimaan: HQ oikein mitoitettu, piikit joustavalla verkostolla (lähellä kotia, asiakkaiden lähellä).
   
5. Seuranta – KPI-katselut kuukausittain, hienosäätö kvartaaleittain. 

 

Lopputulos:

• Yhteinen rytmi: sovitut yhteistyöajat ja fokuspäivät vähentävät säätöä ja parantavat viikkorytmin selkeyttä, odotukset tiimiläisiä kohtaan ovat selkeät
• Fiksumpi tilankäyttö: ennakoitava toimiston tilantarve, optimoitu HQ, ruuhkapiikkien hoito ja työntekijöiden arjen tasapainon tukeminen joustavalla verkostolla.
  
• Parempi työn tekemisen kokemus: selkeys, sujuvat varaukset, ergonomiset tilat, mahdollisuus työskennellä lähellä kotia.
  
• Datalla johtaminen: mitattava malli, jota voidaan kehittää systemaattisesti. 

 

Lataa ja aloita

Lataa:

• Yritystason Hybridityöohjeistus
• Lataa koko ohjeistus ja mallipohjat: Hybridityön pelisäännöt – ohjeistukset ja mallipohjat (FI)
• Lataa koko ohjeistus ja mallipohjat:  Hybridityön pelisäännöt – ohjeistukset ja mallipohjat (EN)

 

Haluatko nähdä käytännössä? Varaa 20 min esittely → Varaa tapaaminen
Kiinnostaa hinnoittelu? → Hinnasto
Lisää ratkaisuistamme – Tuotteet